业务需求分析

随着企业业务的扩大丰富，集团型企业产生了丰富的企业知识文档。大量的设计图纸、项目方案、工程合同等文件不仅记录了企业辉煌的历史发展历程，也承载着企业宝贵的历史知识经验。这些知识文档是企业最重要的知识资产，也是企业创新和发展的基础。然而如何做好企业文件管理与知识传承，却是企业不得不面对的难题。 1. 文件存储分散，缺乏统一管理 在日常运营与业务开展中，积累了海量的文件文档材料。缺乏系统有效的文件管理手段和方法，绝大多数的文档资料散落在员工的电脑上，或者随着项目完结，有些文件文档没有及时保存留档。造成了文档查找使用不便，或者因为人为误操作，重要资料损坏，或者莫名流失。 2. 权限管理不明，威胁文件安全 总公司与分公司、下属机构之间，部门与部门之间，以及各个员工之间，存在着复杂的关系，职责分工交错。基于文件的调取和使用，如果没办法明确各级各部门各员工的相应权限，很容易导致发生所需文件找不到、是否有权限获取、重要文件被任意修改删除等尴尬情况，甚至出现核心数据遭篡改，重要文件被外泄等安全事故，给企业带来不可挽回的破坏与损失。 3. 大量纸质文档，需要电子化归档 在企业过去的成长发展中，积累了大量的纸质文档文件。而在当前紧张繁忙的业务开展中，仍然在源源不断地产生纸质文档文件。这些文档文件有证书、资质文件、投标文件、流程文件、设计图纸、管理资料、联络表格、采购订单合同、客户材料、工作总结等，日积月累，数量相当客观。这些文件都需要通过电子化处理，转变为电子文件，以方便归档留存。 4. 缺乏高效的公有文件共享平台 由于集团型企业分支机构众多，分公司、办事处、经销网点遍布全国各地，业务往来错综复杂。导致企业文档资料的上传下达与流通分享等存在困难阻碍。耗费企业的内部的沟通管理成本，制约影响了企业业务正常开展。因此，迫切需要一个高效的共有文件共享平台，在共有文件存储、处理、协同、传输等方面，给员工带来更大的便利，提升共有文件获取与分享的效率。

解决方案 

针对集团型企业的文件管理问题，开始云团队依托成熟的产品与服务，沉淀多年行业经验，结合了解与分析用户需求，针对性地提出了专业的解决方案。为集团型企业打造统一高效的企业文件管理平台。满足企业信息化系统平台化、文档安全统一存储、文件高效协同共享、纸质文档电子化管理等需求。 1. 打造文档统一安全存储平台 集中存储：基于开始云KASS企业内容管理系统产品内核，打造的统一的企业文件管理平台，将分散的文件文档资料，全面收集存储，实现统一管理； 同步上传：文件自动同步上传，实时更新资源，确保企业文件安全，提升文件共享效率； 存储加密：采用加密存储，防止文件外泄与非法扩散，保障企业核心数据安全； 安全备份：数据库、文件备份还原，预防物理设备损坏危及数据与文件安全，历史文件记录与备份，防范人为无操作删除和恶意删除等风险。 2. 标准化企业文件管理体系 系统桌面：综合考虑员工办公场景，结合日常文件查找与使用习惯，为企业员工提供了清晰的系统桌面。简洁明确的界面引导，帮助员工轻易上手，清楚获取信息，快速操作。 目录分类：采用文件夹树状结构与分类管理。按照业务类型、子公司、分公司、部门划分等差别进行文件夹目录结构设计。严格执行文件使用规范体系，明确管理维护体系文件的责任部门及人员，方便了文件的查阅和使用。 3. 高效强大的文件操作管理 文件预览：支持包括Office、PDF等常见办公文件的在线预览功能。同时满足CAD图纸预览、大视频文件预览等特殊文件预览需求； 文件水印：支持对office类，文本类，图片类，PDF日常办公文件，进行预览/打印时添加水印；转换PDF预览/导出PDF时附加水印； 权限管理：为体系文件的管理设置了完善苛刻的权限管理体系。分为可见、创建文件、创建文件夹、预览、修改、打印、下载、删除、完全控制九大权限类型； 版本管理：所有历史文件版本都会被永久保存，记录每个文件的修改与更新，版本信息一目了然，可随时查看还原； 分享外链：支持对文件及文件夹，生成URL链接，并支持设置密码，访问次数，链接过期时间，权限，描述等操作。 4. 多种系统集成模式 钉钉、微信集成：无缝集成钉钉和微信，无需安装APP即可轻松实现包括文件管理、在线预览、移动搜索、审阅标注等移动端所有高频功能； 邮件集成：与电子邮件系统成功集成，在系统内可直接收发邮件； 高拍仪集成：与高拍仪系统集成，提供OCR识别功能，通过扫描、识别、归档等，帮助用户将纸质文件、书籍等快速转换为电子文档。并归类存储至系统，实现文件电子化管理； 第三方系统集成：与OA/ERP／EHR等系统进行无缝集成。让信息系统之间关联起来，让每个系统的知识最大化的共享，击破信息孤岛。让企业文件更好地支持业务，创造更大的价值。 5. 打造轻量企业文库，提高共享效率 定制开发企业专属轻量共享文库应用，满足企业文化塑造传播与知识管理需要。设定游客权限与指定用户（系统外）权限，公开文件对所有用户开放，受控文件对有访问权限的用户开放。对外展示的共有产品资料、解决方案、设计图纸、销售信息等均可通过企业文库快速获取。链接到官网，更详尽地传递企业信息，展示企业面貌。

总结

基于开始云KASS企业内容管理系统帮助集团型企业搭建企业文件数据存储共享平台，既解决了海量文件存储与管理难题，也方便了各分支员工的文件共享交流，提升了业务处理效率。围绕“企业文件”的价值管理与挖掘，帮助集团型企业节省了运营成本，优化管理流程，让企业文件可以在各分公司、部门和人员之间快速流转，连接与支持业务，发挥最大的作用。

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