企业该如何对文档进行版本管理

2B 作者:开始云 2017-01-17 09:22:16 阅读:589
  企业文件管理工作,牵一发而动全身。由于企业文件版本管理不到位,在关键时刻出差错,导致发生严重的经济损失和信用危机的事件,已是屡见不鲜。诸如签错合同版本,事后纠葛不清;根据过时文件指导生产活动,生产的产品不达标;提供客户错误的报价单,直接损失一个亿等,时有发生,不胜枚举。   文件版本管理中常见的问题 通过文件命名区分的方式保存多个版本,当文件修改频繁,版本数量不断增多,极易发生文件冗余、版本混乱、查找困难等状况。当传递分享文件时,更是容易出现发送错误版本给对方的尴尬情况。 由于没有统一的文件管理平台,不能实现文件协同办公,在文档修改迭代后,未及时通知其他人,经常发现仍有人在使用旧版文档,同时流通着多个不同版本的文档。 由于不注重文件历史版本的存档与记录,需要查找指定历史版本的时候显得非常耗时耗力。例如在文档编辑修改过程中,修改多次后,发现先前的版本反而比最新的更好,但是反过来查找历史版本时,却发现历史版本已经被覆盖,文件找不到了。 多人维护同一文件,修改更新文件时,因为不能对文档版本进行锁定后操作,可能会发生多人重复修改同一问题,或多人操作造成文件重要内容丢失等情况。 没有完整的操作记录,文件修改更新后不知道操作人、操作时间、修改次数等信息,出现问题后更是容易造成相互间推诿责任。   文档版本管理解决方案 开始云KASS企业内容管理系统的文档版本管理功能模块,支持用户直观方便地进行文件存取、版本更新、历史版本浏览、文件版本比较、签出签入、版本回滚等操作,为企业提供了严谨高效的文档版本管理解决方案。   搭建统一的文档存储与管理平台 基于KASS企业内容管理系统为企业搭建统一的文档集中存储与管理平台。把分散的文档资料集中存储,实现文档资料的统一管理与共享。   严谨的修订过程管理        用户在开始修改文档前可以签出文档,对要编辑的文档进行锁定,使用户取得对文档的独占编辑权,从而避免了同时编辑、重复修改、内容丢失等冲突。 文档被签出后其他用户仍然可在权限允许下继续预览下载当前版本的文档; 用户完成修改操作后即可签入文档,释放用户对该文档的独占编辑权,解除文件被锁定状态,文件版本更新完成。   灵活的历史版本管理   文档在保存编辑结果并签入更新后,文档自动变更为最新版本。始终直接呈现最新版文件,确保用户不拿错文件版本; 同时,历史版本将会自动保存留档。用户可随时调阅查看历史版本文档; 允许在误修改文档后,将文档回滚至指定历史版本,用历史版本替换当前最新版本,即时生成新的最新版本文件; 允许清理多余的历史版本,无需保留的历史版本被删除后,将放入系统回收站; 文档版本被误覆盖或误删除后,仍可从系统回收站中恢复该文档。   清晰记录每个文档的历史操作 在文档的整个生命周期中,每一个文档操作动作都将被清晰准确记录。包括操作人、操作时间、操作版本、版面描述等信息。以便于后续审计与追随工作,避免了出现问题后的责任推诿。   支持版本比较,差异一目了然 用户任选两个版本进行在线比较,比较结果会自动显示。支持在历史版本文件或服务器文件与本地文件之间进行差异对比,方便了解具体的文件差异情况。 企业文件管理无小事,不注意细节往往会铸成大错。在企业文件管理工作中对文档版本进行有效的控制,将直接影响到文档或相关业务的质量。采用先进的文档管理工具,通过严谨高效的版本管理解决方案,帮助企业把关文档质量,是每个企业都应该重视的问题。 开始云,国内首家专业的企业内容管理云端解决方案提供商,专注于企业内容管理10余年。  

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