富士达告诉你,如何科学地管理内部文档?

2B 作者:开始云 2017-01-19 09:12:42 阅读:588
还记得那些惊悚的电梯“吃人”事件么?还记得那个你心仪的妹子在电梯里面被别的帅哥抱走的场景么?电梯安全事故的发生总是那么让人猝不及防,这时才知道选择一家靠谱的电梯供应商是有多重要。 重视电梯安全是电梯制造商专业的表现,而注重“制造规范”则是影响电梯安全的重要因素。开始云客户“富士达”便是电梯界屈指可数的“专业”厂家,其电梯、自动扶梯、自动人行道等空间移动系统业务遍布全球。作为电梯界的领头羊,它的发展离不开科学的信息化管理,富士达利用各类信息化系统,把电梯的销售、设计、制造、生管、采购以及财务等部门管理得井井有条。 知识体系底层支持:文件管理 富士达研发和生产包括乘客电梯、观光电梯、别墅电梯、医用电梯、货用电梯、杂物梯等多样化的产品。那么,以产品的模型、图纸、文档等各种电子资料成为企业的底层支持,物料清单BOM为组织核心,通过零部件编码体系和物料体系,把定义最终产品的所有工程数据和文档联系起来,才能对产品相互之间的联系进行维护和管理。            在产品研发到生产的整个过程中,标准图、工直图、资料、文件为富士达的几种主要的文件类型。在管理文档的思考层面,我们来看看富士达整个公司是如何做的。 集中存储:富士达采用第三方专业的内容管理提供商开始云,打造了统一的企业文件管理平台,对分散的技术文件资料进行集中存储管理,实现数据及时交换与信息同步。  多语言界面:富士达业务遍布全球,因此,开始云为其提供中英文、日英文、中文、日文、中日英文、韩英文等版本的界面。随着出口梯、出口部件等的不断增加,语言种类也可增加。 文件多区域同步发行:富士达总公司在廊坊,除廊坊的部门外,还有其它几个区域分别管辖的分公司。开始云支持同步上传,让富士达文件资料可以实时更新,确保总公司与各区域的信息同步。 文件阅览:开始云为富士达提供公司内部所有文件的在线预览服务,此外,还提供两个文件对比,局部放大,或多个文件同时打开自由切换等功能。 文件检索:开始云为富士达提供包括发行号、发行时间、连控号的检索,同时也支持针对文件编号、名称、类型、发行时间、创建者、文件状态等多条件检索,管理员可根据每类文件的需求进行搜索条件的设置。   安全管理:所有文件操作都可留下记录,也支持回收站机制,对误删除、恶意删除文件进行恢复。同时在不影响正常工作的情况下,定时自动备份,避免因各种意外造成文件丢失、无法阅览的情况。为了提高下载、打印文件的安全性,还可在下载、打印文件时在指定位置添加时间、操作人等信息的水印标志。根据业务需要,可按文件内容对访问人员每天的下载、打印张数进行设定。   围绕业务部门的“图纸”管理 在电梯设计过程中,设计人员根据电梯设计规范,首先查看以前有无类似的电梯型号设计经验,如果存在,则以该电梯产品作为设计依据,进行组合或者变形设计,如果不存在可参照的电梯零部件,则需要对具体零部件进行全新设计,设计完后再制造,最后由工程人员负责安装。过程中,如果电梯产品已经基本设计完成,客户要变更部分参数,则原来的设计图纸,相关BOM失效,设计人员就需要重新设计电梯。因此,在业务流程中,随时获得最新产品信息,即产品的设计图、工艺图、制造图、采购图等尤为重要,相互之间必须保持统一性。那么,应如何科学地管理“图纸”呢? 图纸发行检查审批及在线通知:各类图纸、资料、文件通过流程审批后在线发行。为避免因失误、马虎等造成的错误,保证发行图纸的正确,需进行发行检查。发行过程中,发行人准备文件、授权,提交给检查人审核,没问题后批准上传,有问题的退回并注明原因。每一次发行都会有相应的发行通知信息,这些信息在统一界面按内容分类显示。 自定义文件状态标记:对文件进行状态标记,如归档、解约、暂停使用、旧图等,随着文件状态类型的增加,状态标记可自定义添加。 最新版本管理:富士达文件登记的信息、纸版、电子版分别进行保存,为避免图纸的损坏、丢失等情况,保证图纸版本无误,开始云支持定期自动核对最新版,并导出相关信息报表。此外,还支持对文件多版本管理,版本之间可以进行回退。   个性化权限管理 根据工作需要,按需分配:原则上富士达各部门的员工可阅览发行到本部门的文件(工作不需要可不授权),特殊情况下,可通过审批获得超出部门的阅览特权。 灵活权限分配:支持部门、科室、个人、岗位、角色(一人同时具有不同角色)的权限管理。个人的权限可随工作内容、自身角色、岗位属性的不同而灵活设置阅览、打印、批量打印、下载、批量下载、追加、删除等权限。  权限继承:支持权限继承,方便大量授权,大量授权后可微调权限。如某科室申请追加资料访问权限,可直接按科室整体添加,如科室中的个别人不需要追加权限,可在选择添加全部后退回不需要权限的人。 签章及水印:被授权的人可以对图纸的发行、终止使用、禁止使用等实施签章,印章可以自定义添加,只需要在发行流程中选印章插入即可。 归档:电梯移交给客户以后,图纸不再常用。此时,富士达选择根据工程移交时间,对相应工程的所有图纸取消阅览权限,并作归档标记。如果工程部门有需要,应进行申请。此外,根据电梯改造或维保的申请需求,可恢复已归档项目相关部门的阅览权限,并设定恢复授权结束时间。   与企业其它信息系统集成 文件管理系统需要与其他信息系统结合,才能发挥更大的作用。通常,企业也会有自身的业务系统,如OA、ERP、CRM、PDM等。开始云可将富士达实际存在的图纸、模型、文档等与其他信息系统发生联系,如单点登录功能,可让员工可直接进行登录跳转,无需再次输入账户信息。与企业现有各信息系统的集成,弱化了管理的复杂性,提高办公效率,同时保障企业信息安全。 相信科学、合理、灵活的文档管理策略,可以优化企业内部的知识管理结构,有助力于自身的长远发展。开始云将义不容辞地为富士达此次知识革命保驾护航,开启全新的知识资产管理形态。  

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