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文 | 阿秀  编辑 | 小獠牙
来自 | 进击的阿秀（zchxuexi）

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想要高效使用时间

先要提升你的时间感知

你有没有那种感觉，每天下班后，瘫在床上刷微博、抖音，时间常常不知不觉就过去两三个小时。你很容易就晚睡，然后第二天又昏沉沉地陷入恶性循环。

 

这都是对时间流逝的感知能力不强，是无法高效利用时间的第一大障碍。

所有高效使用时间的人，总能敏感地感觉到时间流逝。在他们眼中，哪怕是一分钟，都可以做很多事情，每一分钟都充满了无限可能性。

所以要想提高时间使用效率，那你最应该先做的事情，就是强化自己的时间感，提升自己对时间的敏感度。

 

我有四个方法：

 

1、一分钟法则

 

“一分钟法则”建议整体改变的你时间单位，把一天 24 小时，换算成 1440 分钟。从而刺激你对事件的敏感性，同时也可以让你更重视每一分钟的使用。

 

那你可能会好奇，为什么不是把一天按小时或者秒来计算呢？因为秒流逝的过程非常快，小时又非常慢，相对而言，只有对分钟你的感受能力是最强的。

 

一旦你开始重视起每一分钟，你管理起时间也就变得更容易。

 

2、要事原则

 

要事法则其实就讲了一件事情：时间管理在于优先。

很多人喜欢把自己的日程表塞满，但精英人士总是优先思考任务的价值，以及待办事项的优先权。

美国女子足球队的冠军守门员布里亚娜·斯卡莉曾说，她会在奥运会的前 6 个月里，把一切都跟得到金牌这件事挂钩。

在做任何事之前，她都会问自己，这件事情能帮助我得到金牌么？如果答案是能，她就会将所有的时间和精力都集中在这件事情上。如果不能，她就会果断放弃这件事。

另外，你一定要好好利用早上的两个小时，用早上最高效的两小时来完成一天中最重要的事情。一定不要用到不重要的事情上，比如回复邮件、签收订单、整理办公桌等等。

因为心理学家研究发现，绝大多数人都是在这个时间段里，大脑的工作效率最高，我们应该坐到办公室里，把手机调成静音，关掉社交软件，然后专心致志地投入到那件最重要的事情上。

 

3、二八法则

 

什么是二八法则呢？

著名意大利经济学家帕雷托偶然发现，在他的花园中，80% 的健康豌豆荚是从 20% 的豌豆植株上收获的。

这个发现引起了他对不均匀分配的思考，比如 80% 的土地为 20% 的人口所拥有，80% 的财富被 20% 的人所垄断等等。这就是著名的二八法则，也被称为帕雷托法则。

 

我们不要想着怎么把 24 小时全部充分利用起来，而是去寻找捷径，分辨出哪些事情能带给你超额回报。

你可以把手头自己的事情全部都列出来，仔细观察所有的事项，思考做哪些 20% 的事情，可以撬动剩下的 80%。

比如大家都知道，我现在写一篇文章文章普遍都要花 8 小时以上，同时也要花时间处理文章排版、开白名单、各个平台的内容分发，还要负责很多商务工作。在这里面写文章当然是核心工作，但是处理各种杂事反而占去了我大量时间。

于是我就请了一个助理，让她帮我处理这些杂务，这样我就完全可以更专心地去处理最重要的事情，虽然需要花一点钱，但是每天可以省去我 4 小时左右，而且大家也都看到了这一年多以来，我们的排版、制作精美了不止一个数量级。

二八法则是要求我们学会适当地“偷懒”。当然这并不是真的让你去偷奸耍滑，而是指合理地进行取舍和分配，尤其是在多项工作同时进行的时候，更要识别出最有价值的那 20%，并以此为工作重心。

 

4、拒绝法则

 

“拒绝法则”，就是对于那些不是工作重心的 80%，要懂得说“不”。

 

巴菲特曾说过，“成功人士和非常成功的人士之间的区别就在于，非常成功的人士几乎对所有事情都会说不”。其实大多数情况下，我们都知道对于自己来说最重要的事情是什么，但就是过不了情感那一关。

 

有研究表明，知识工作者平均有 41% 的时间都花在了自己并不想做的事情上，这些事情本来是可以安排给别人做的。

 

一方面，很多人认为忙碌起来，会让自己觉得自己很有充实感；

 

另一方面，拒绝别人的时候，很多人会有内疚感。

其实只需问自己几个简单的问题，比如哪些工作是我可以完全不做？哪些工作是可以拒绝的？哪些工作是可以分派或者外包出去的？就能节省出相当多的时间。

 

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分秒必争，

如何降低你的时间损耗？

1、任务清单正在误导你

 

现在很多人特别喜欢任务清单，就是把每天的要做的事都罗列出来，完成一件，勾掉一件。

但作者发现，成功人士的第一个时间管理法则，就是丢掉任务清单：“乔布斯难道会制定一个任务清单，然后不停打钩？”。

弗罗里达州立大学的研究者表明，那些清单上未完成的任务，会给制定者造成精神上的紧张感，列满代办事项的清单本只会告诉你“你还有很多事情没有做”，使你压力倍增。

 

而且任务清单不能将任务进行重要性区分，因此当你看了单子之后，你更有可能去选择那些快速、简单的任务，而不是重要的任务。

所以更好的做法是，将任务安排在日程表上，同时按照重要的程度进行排序。你完全可以按照重要性从头到尾进行工作，也能为各项任务准确划分开始和完成的时间，解放你的大脑，帮你减轻压力。

 

2、给自己设置工作主题日

 

你还可以利用设定主题日的方式，来提高自己管理时间的效率。比如，安排每隔两天进行“一对一会议日”；每个月 5、15、25 为“无会议日”等等。

 

推特的联合创始人杰克·多西说，有段时间他要在两家公司全职工作，一天需要工作 16 小时，他的高效秘诀就是规定每天的主题。

周一他会专注于管理和运营；周二则主要关注产品；周三关注市场营销、沟通交流和发展等等，尽管这期间他也会受到突发事件的干扰，但在快速处理这些干扰后，他依旧会按照自己的主题日计划进行。

 

3、用“记笔记”管理时间

 

除了日历以外，记笔记也是一个很好的时间管理方法。在这个信息爆炸的时代，绝大多数信息都没有什么价值，却在不停地分散我们的注意力，浪费时间。

 

用纸质笔记本记笔记，把你零碎的想法记录下来，而不是让零碎的想法浪费你的时间，同时还能够把你的优质想法沉淀下来。

 

笔记本就好比你大脑外接 u盘，在上面记录得越多，就会有越多的精力去处理其他信息，提升思考效率。

 

4、高效处理外部信息，提升时间利用效率

 

我们还可以通过高效处理外部信息来管理时间。

在现代职场中，处理外部信息如邮箱和微信、QQ 信息，会占用我们大量时间。

 

著名咨询公司麦肯锡调查现实，现代白领每天要花费 2.6 个小时在处理邮件上，这占据每天工作时间的 25% 以上。想把这些时间夺回来，我们要快速地从一大堆邮件和微信中捕捉最有效的信息，避免过度干扰。

作者建议我们可以采取以下几个办法：

 

取消广告邮件，关闭所有的邮件消息提醒，因为邮件并不是一种很紧急的沟通形式，消息提醒会干扰你的注意力；

 

每小时只检查一次微信，只在规定时间内检查微信，确保自己精力集中，不受干扰；

 

写邮件和信息也一定要简短，这样既尊重别人的时间，也尊重自己的时间；

 

尽可能不要给别人发微信语音，防止自己信马由缰的说话，也防止浪费别人时间：

 

每次点开邮件或信息就做及时处理，因为这次不处理的话，下次再点开，你又要再读一遍，耗费了多读一遍的时间。

 

通过管理节省下来的时间，可以称之为“自我时间”，最好利用这部分时间可以用来提升一整天的幸福感。

那些取得辉煌成就的人每天都有一定的自我时间，比如享受早餐、做运动、冥想或者读书，他们会选择在这段时间里充分调整自己的状态。

 

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如何打造自己的

时间管理系统？

 

作者提出了一个 E-3C 系统，这个系统能帮助你快速行动起来。

 

1、如何管理你的精力？

 

这里的 E 是 Energy，也就是精力管理系统。

 

精力，你也可以理解为一种能量，包括我们的情绪能量、体力能量、思维能量等等。我们的时间是固定的，但我们生产效率是可变的，管理精力就是提高生产效率的秘诀。

研究表明，我们的精力不是持续不变的，而是会随着使用衰减。那要如何一直保持旺盛的精力呢？

 

办法很简单，那就是保证充足的睡眠，尽量可能的少饮酒、多喝水、坚持运动，定时休息。

比如书中写到一位叫莫妮卡的作家，她经过努力，把写作速度从每小时 600 字，大幅度提高到了每小时 3500 字。进步是非常惊人的，相当于把工作效率提高 6 倍。

她的秘诀是什么呢？就是每工作 25 分钟后，就休息 5 分钟。这个方法看起来很简单，却就能保证在一天之中，能有更长时间的拥有充沛的精力。

有时候，她还会将写作方式从键盘打字换成口述，用来缓解手指和手腕的不舒服。

通过这些改变工作习惯的方法，可以让她长时间稳定地输出。想要做到高效，不仅要做好时间管理，更要做好精力管理。

 

2、如何保持专注，打败拖延症？

 

E-3C 系统里的 3C 是指 Capture、Calendar、Concentrate，翻译成中文是捕捉、日历和专注。

 

捕捉的意思是利用笔记本随时捕捉新思路，把大脑的负荷转移到笔记中去。

日历是指通过设计日程和主题日来进行时间管理。前两者我们已经介绍过了，我们重点关注一下如何保持专注。

 

不专注的人最明显特征就是拖延，明明可以 1 小时搞定的工作，常常要花一天才勉强做完。想要变得专注，节约出更多的时间，就必须打败拖延症。

 

具体怎么做呢？

 

1、多考虑拖延带来的长远后果。你可以设想，假如你现在逃避繁重的任务，而去追求一时的愉悦，那在将来的某个时刻，你会因为此受到什么样的惩罚。

 

2、积极地进行心理暗示、不断强调你现在所做的事情对实现目标的重要性，从源头杜绝拖延症。

3、给自己一个明确的截止时间。

 

当没有截止日期时，你总会觉得还有很多时间去处理任务，就会放纵自己。比如 Facebook 首席运营官桑德伯格，她每天下午 5 点半，都会准时下班回家吃饭，这并不代表她不热爱工作，而是这样做能使她在上班时间里高度专注。

 

4、抱着“凡事只做一次”的心态，也更容易自己专注其中。很多时候我们不能一次性把事情做好，结果就是反反复复地修改，自然极其浪费时间。

 

掌握了这些法则，相信可以让你每天多出几十分钟甚至几个小时的时间，并且拥有更好的精神状态。

 

没有人的管理时间方式是完全一样的，但是都有可借鉴的地方。希望你能好好实践，能把这些法则真正应用在实际生活上。

 

加油。

作者简介：阿秀，一个追求“句秀、骨秀、神秀”的文字梦想家，一个热爱码字的个人管理专家，36Kr特邀作家，脉脉特约专栏作者，多篇文章全网收获千万级别阅读。个人公众号“进击的阿秀”（ID：zchxuexi） 。

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