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战疫，微软资深高管的十余年远程办公管理经验分享

百家作者：微软科技 2020-02-01 10:58:24

（本文阅读时间：4分钟）

2020年鼠年春节假期已过，本来要收心上班了。但势头迅猛的新冠状肺炎疫情席卷全国，企业的全员复工变得摇摆不定。互联网和云技术这些年突飞猛进式的发展，让“远程协同工作”从纯理念式的科技噱头，成为无数企业当前唯一的现实可选项。

但是远程工作众多问题还是让人放心不下：个体工作表现得像一个小学生回家做作业，三心二意，品质下降……团队间的协同性大幅降低，对团队的控制心有余而力不足，创造力成为明日黄花。

让我们来看一下现代化办公模式中“在家表现最自觉的好学生”微软：微软的传奇不止于员工从不需要上下班打卡，而是整个企业年复一年、日复一日的跨国协同。微软的员工分布在全球各地，它是如何协同全球员工，打造全世界市值万亿美元的公司。从来纬地经天业，都在躬行实践身，微软到底是如何实践的？

01全面远程办公，为了家人的抉择

郑弘亦(Lily Zheng)，坐标上海，现任微软大中华区现代化办公产品部总经理。她在微软已经工作整整20年了，而远程办公是最近10年里逐渐在微软推行的，慢慢改变了微软的协作模式：

“我曾经‘北漂’多年，以前同一个部门的员工必须要在一起工作。如今办公室的固定工位都已经取消了，变成了流动的临时座位。我与核心团队分散在三个城市办公。大部分人都常驻北京总部，上司长期居住在台湾，只有我和两个产品市场经理在上海。”

这次疫情使很多公司不得不开始关注远程工作这个话题，而对Lily来说，她的远程工作是因为5年前为了平衡工作和家庭做出的必要选择：

“两个女儿到了上学的年纪。北京的小学是六年制，上海五年制，两边课程无法相融和衔接，所以只能选一个城市。我最终艰难地选择了上海，自此彻底开始远程工作了。”
“距离不止产生美，异地恋还会导致隔阂是吧。所以，远程，还真不是一个小话题……”

02 Microsoft 365远程管理的五要素

对于很多企业来说，远程工作当前是一个临时性的、补充性的权宜之计，面向的场景主要是个别人员与团队间的远程交流。一个活生生的团队化整为零，工作形式被拆解成邮件、电话、文件……团队协作被理解为审批、共享、群聊……这样的画面不算很美，而且离密切协同还有相当大的距离。

工作是需要被管理的，管理从目标任务、指导思想演化为各种指示，在一个特定场所面向一群人员发出，在管理者与被管理者之间，会基于语气、身份、表情、反应，而建立起一套彼此默契、主动支持的组织协调性。“远程协同”，或者“现代化办公”，不止是建立沟通管道、管理进度、按时交付工作成果，最难弥补的是“组织化协作”这一块。

要素1

有序的自组织化

远程协同，是当一个有形的整体变成无形的整体，团队成员间主动和有序的自组织化。

对个体而言，每个员工要做好团队沟通、文件管理、时间管理，并保持专注。

“远程管理要让团队感受到关怀，保持信息的畅通无阻，这是最重要的。”

每周lily都会保证与每位下属的交流时间。为提高效率，沟通的时间、内容都是提前计划好的。Lily会在会议前用OneNote写好一页沟通计划，接着通过一对一、团队电话会议、线下等各种形式交流。

对团队而言

随时建立可管理的沟通频道，团队门户上的通知与文档版本管理，可定制的审批工作流，与供应商的外链等都是需要考虑的问题。

“上下游公司的会议系统、邮件系统、电脑状况和自己公司肯定是不一样的。既要做到与之交流顺畅，还要确保机密信息只限于在被授权的人中传播——这对于远程协作平台的易用性、安全性和可管理性提出了挑战。员工众多以及看重知识产权的公司尤其要注意，不能把消费类的聊天软件作为远程协同的主力工具。”

要素2

渗透一切的协作

时间成本很重要，重复劳动影响效率。

“小时候玩过一个游戏，排头的人在耳边传一句悄悄话给身边的人，传到排位最后一个人，没有一次是不变样的，这正是远程沟通的痼疾。如果不能整齐划一地协作，效率无从谈起。”

譬如销售打单，和合作伙伴配合要用到聊天工具；要发产品资料、签署协议，牵涉到各类型文档；开会讨论需要会议软件；下单用到CRM系统……这些应用都可以在Microsoft Teams 中调用打开，在同一个窗口按照项目讨论进度清晰展现。

要素3

目标管理和过程管理的落地结合

以目标结果为导向，而人在哪里工作，是不是坐在身边并不重要。

“在微软工作，目标细化到各个维度，那叫一个千难万险；完成情况清晰的实时显示，那叫一个了如指掌，每个人自然是无需扬鞭、马自奋蹄。”

拿销售业绩KPI来看，不只是看总数有没有达标，还需要关注增长率、重点产品、各大区销售状况、各种客户、不同行业、正在跟进的销售机会……要拿到报告很容易，商业智能工具Power BI对接数据库调出最新销售数据，通过可视化的界面直观展示分析结果。

“我要做的是对团队放权，他们会全权负责自己的事情。”

过程管理是指需要在诸多节点上一步一步指导员工。

“会议通常被视为一个个孤立的事件，但在远程工作中，一系列前后关联的会议是推动协作进展的关键里程碑。我们需要对会议的会前、会中、会后进行完整生命周期管理。”

Microsoft Teams 的可以通过会议录音，自动形成会议纪要，及时把下一步的行动整理出来，通过Planner把团队的待完成事项集中管理。

要素4

工位般的沟通效果

持续远距离的工作方式，时间长了，可能会让团队成员的关系变得疏远。不要小瞧这个问题。有两个细节需要注意：

尊重他人的沟通习惯

微软的内部邮件很多，通常一天收发数百封邮件。好处是立字为据，但重要信息容易被湮没，所以需要其他的途径及时补位交流。

“要让别人听到，就得用他熟悉的方式去交流。有的同事喜欢用Teams 直接拨打语音或视频电话，有的喜欢在Outlook里预约会议邀请相关同事，也有人希望收听手机留言……我个人最喜欢的是在Teams 里聊天，可以在重点聊天内容下面回复，关键信息不会被湮没。即使拉新的员工进来，也能看到之前的对话，来龙去脉一目了然。”

面对面交流为补充，团建活动不可少

“我每个月都会去北京一次，与核心团队坐在一起工作。在增进员工感情和相互学习交流上，微软没少花心思和银子。每财年初的开工动员大会、家庭日、团队至少半年一次的团建活动、每季度一次庆祝和季度业务回顾后的吃饭、唱歌、打牌……”

要素5

保持创造力

对公司而言，自身的流程不断优化和变革，引入新的工具，譬如SharePoint、Power Apps、Power Automate，借助其丰富的表单、自定义工作流和移动应用，支持流程的不断优化和变革。

对团队而言，推动内外部的竞争。对内除了设立KPI和激励机制，更要让员工有更强的成就意识。基于Microsoft 365的平台建立鼓励创新和良性的内部竞争的企业文化，其关键在于传递企业的核心价值，整合专门的第三方应用，帮助员工建立职业规划。外部竞争则可以通过Microsoft 365中的OneNote等来及时收集不断变化的市场动态信息以适应新的挑战。

对团队中的个体而言，Microsoft 365能通过沉浸式体验令远程在家工作中的个体保持专注，同时在远程协作中共同创造的新的灵感。

“有人会质疑远程办公的参与感，开会的时候还能头脑风暴么？对我而言，90%的会议都是线上的，和坐在会议室里没什么区别。能看到对方的脸并自然地沟通，有电子白板可以随时写写画画，会后一键保存，还可以共享，免除大量的会议记录工作。”

写在最后：这篇文章是软妹通过线上采访Lily完成的。采访过程中，她的两个闺女的声音不时能传入软妹耳中...

右手勤奋工作，左手抚养俩娃。

岁月静好，与君共勉，大家一起负重前行。