我从买房交材料这件事上,学到了高手的做事方法

百家 作者:管理智慧 2022-09-01 15:51:34


生活中,我们总是会遇见各种各样的问题,如何快速处理好问题是每个人的必修课,高手面对的做事方法就是先掌握完整的框架流程,找到所有互相牵制的因素,然后根据牵制因素的权重程度,来编排行动步骤,解决问题。

作者:张良计

编辑:可安 / 美编:高婉珍

来源:张良计(ID:zhang_liangj)



01


今天讲干货,先从日常的一件小事说起。


最近我的朋友Y准备买房子。


由于疫情原因,现在上海所有的新房销售基本全部转移到线上,这给购房者带来了不少麻烦。


因为这是一套全新的规则。


过去买房的流程是:去线下售楼处看沙盘,听销售讲解,看样板房,然后签意向书,付定金认筹,参与摇号,最后付尾款。


所有步骤几乎都是在线下完成的,哪怕你人不在现场,也可以微信和销售联系,有什么不清楚的打电话也能问,非常方便。


可现在玩法变了。


由于疫情管控,很多买房者不能去线下看房,所有购房咨询问题全部被引导到开发商自己的微信公众号上,过去的购房流程现在全部靠一个微信小程序来完成。


甚至很多网红楼盘都找不到销售,买房者有问题也没有地方问,完全只能靠自己摸索。


以上是故事背景,在这个前提下,我的朋友Y遇到了一个棘手的事情:


交资料


买过房的朋友都知道,买房要递交材料非常麻烦,这个麻烦体现在两点。


  • 第一,材料繁多。


身份证户口本这种常规证明材料就不说了,除此之外还要提交各种银行流水证明,公司收入证明等。


如果是结婚离婚这种,需要的证明材料更繁琐,最夸张的情况下要交十几份材料。


  • 第二,规范模糊。


比如有的材料只接受PDF格式,有的材料只能照片,有的材料两者都可以,但没有明确说明。


再比如有的材料只规定了单身和结婚两种人群的填写规范,并没有说离过婚的人该怎么写。


还有对收入证明的要求也不明晰,是税前还是税后,算不算奖金收入,都没有明确写清楚。


Y忙活了一整天,提交了好几次都失败,最后无奈找到我帮忙。


我看了一下这个新房交材料的流程,听了他的抱怨,想了一下跟他说,你要换个思路,把交材料的这个过程,进行拆解。


Y不明所以,我也没过多解释,而是拿过手机帮他重新进行了操作。



02

在这个操作过程中的很多思考,我记录下来分享给大家。


首先我做了第一步:


掌握完整的框架流程。


当我打开这个递交材料的小程序时,并没有慌着把Y给我的材料一一填写上去,而是走马观花一样不停向下刷着手机屏幕,把整个流程从头到尾的说明和要求都看了一遍。


这么做的目的,是我要全盘了解这个过程的框架,然后找到突破口再对症下药。


当我完整看完一遍材料递交的所有流程后,我发现了一个致命问题,那就是这个流程是个标准的一本道。


所谓一本道,就是一条路走到死,中间不能出任何差错。一旦中间任何环节出现错误,就要退出来从头开始。


事实上,这也是Y之前反复交材料时遇到的问题。


很多时候Y顺利走了三四步,到第五步的时候突然发现出了一个小差错,导致全盘皆输,不得不推翻重来。


这也是他如此生气,进而来找我帮忙的原因。


所以我拿出纸笔,把交材料流程中我认为一些比较重要的步骤都记录了下来,然后进入第二步:


找到所有互相牵制的因素。


当我完整了解了递交材料的流程,就会发现里面有些步骤是互相关联和影响的。


比如,微信小程序上交的材料有PDF和电子照片两种格式,有的材料是必须交PDF,有的材料是两种格式都可以。


而必须交PDF的材料被放在流程的前半段,假如在这个过程中出现了一个PDF材料缺失或递交错误,就会导致后续的材料递交过程进行不下去。


此时我就得退出微信小程序,重新在手机桌面上操作,来补齐这个材料。


而这也意味着,我再次进入微信小程序递交材料的时候,一开始的个人预录信息又要重新填写一遍,等于说前面的这些准备工作全部白费。


说到这里我不得不吐槽这个小程序的开发者,为什么没有做一个信息临时保存的功能。


所以,这就是一个互相牵制的因素:


前半段的PDF材料递交错误,导致后半段材料递交卡壳,同时也导致最开始的信息录入工作白费。


再比如,我在上传银行流水证明的时候,突然发现这个小程序对每个阶段的照片上传容量是有限制的。


在此之前,我上传其他材料的时候并没有发现这个问题。因为其他材料都只需要3-4张照片,官方也没有在明显的地方提示说上传照片容量有限制。


直到我来到了银行流水这一栏,看到提示说要一年内的所有流水,于是我让Y拉了30多页出来,拍了20几张照片。


可在上传到第10张的时候,就发现上传不了了,这个时候才跳出一个提示说,照片上传的上限是8M.


所以接下来我只有两个办法,一个是换一张流水往来次数少的银行卡重新拉流水,另一个就是把我原来的20多张照片先进行压缩,保证加起来不超过8M再重新上传。


不管选择哪一条,我都得退出小程序从头再来递交全部材料。


不得不说,真的是很让人火大。


而类似这样的环节,在整个流程里还有三四个。把它们全部找出来,就花了我1个多小时的时间。


等到再三确认没有幺蛾子环节出现之后,我才静下心来,进入第三步:


根据牵制因素的权重程度,来编排行动步骤。


这是最重要的一步,也是最考验逻辑思维水平的环节。


根据前面对这个一本道流程的了解,我的行动大方针就是下面这句话:


假如A引导到B,B引导到C,且如果B出现问题,A和C都要推倒重来,而不是中间可以进行修改调整,那么B的权重就比A和C高。


如此一来,B就是事先准备工作里必须要做好的,我称之为“关键因素B”。


刚才说到的“照片上传容量有限制”,就是一个“关键因素B”。


而在整个递交材料的流程里,类似这样的“关键因素B”,我一共找到了4个。


因此在打开小程序递交材料之前,我就把这4件事全部处理好,并有条不紊地进行了归纳和整理。


除此之外剩下的流程里,也出现过卡壳的情况。


但这些卡壳都属于小卡壳,不会伤筋动骨到我整个流程出现大问题,所以我的方针就是遇到了再说。


之所以有这个信心,也得益于我一开始在了解整个框架流程的时候就知道,哪些是小问题,哪些可能会是大问题。


最后整个过程进行的非常顺利,遇到了卡壳的地方,我也能轻松自如地应对,再也没有出现像之前我的朋友Y那样反复退出,反复修改的情况。


至此,一本道的流程完美结束。



03

回顾这个过程,先花了我朋友Y一天的时间,后来又花了我2个小时,虽然过程繁琐,最终还是成功完成。


其实老实说,导致这么多繁琐操作的罪魁祸首,其实是这个小程序的开发者,没有在用户体验方面做到尽善尽美,给用户平添了许多麻烦。


但反过来想,这个递交材料的过程其实是一个很好的训练逻辑思维的方法。


由此及彼,它和我们在工作生活中遇到的麻烦很相似,尤其是碰到一些庞大、复杂、不知如何下手的问题时,很多思路是一脉相承的。


普通人在处理复杂问题的时候,往往会先盯着某几处细节绞尽脑汁。


然而他们没有想到的是,有些细节对大局是无关影响的,而有些细节一旦出错,会导致整个大局的崩盘。


就像我的这位朋友Y,递交材料的时候每次都是盯着一个环节研究,并没有去研究后续的其他各个环节。所以每次好不容易搞定了这个环节时,到下个环节又出错,于是只能推倒重来。


过分盯着无关紧要的细节,投入了大量时间去琢磨,等到真碰到了“关键因素B”时就会发现,之前的努力全都白费。


而高效率的人做事情,是反过来的。


他们先注重的是全局,再研究细节。因为他们知道,全局的脉络框架如何,会直接影响到细节的行动步骤安排。


我以前举过一个例子,当你去一个美术馆参观的时候,你是随机性地一个房间一个房间都深度逛完,还是会事先看看门口的场馆地图,然后选择自己感兴趣的房间逛?


这两种逛法,其实就是两种思维模式。


前者的逛法,是走到哪儿算哪儿,更注重的是当下看展的感受。而后者的逛法,是提前规划好路线,更注重的是整体逛展的效率。


它们并没有谁好谁坏,但后面这种逛法有一些特性是前者所没有的。


比如,很少走回头路。


因为规划好了路线,知道自己最想看什么,所以潜意识里会设计一条最方便快捷的动线,类似于我前面故事中讲的一本道。


再比如,很少会去排队。


因为看了整体场馆的地图,大概就会知道哪些地方是人流高峰,哪些地方可以事先提前去,在规划路线的时候就能做到见缝插针,最大效率地利用时间。


具备这种思维的人,在工作中的效率也会大大提升,基本上处理问题都是一本道,而不是来回拉扯,反复修改。


尤其是在遇到复杂问题的时候,如果提前在准备阶段就尽可能考虑周全,后面会省去非常多的无用功时间。



04

那我们如何才能做到这一点?6个字:


先观察,再试错。


拿到任何一个项目,遇到任何一个问题,进入任何一个场合,都不要急着下手行动,而是观察。


观察什么?观察事情的全貌。


一个项目,相关的利益方有哪些,最终的产出物是什么,生产流程有几个步骤,哪些地方要花大力气,哪些地方一旦出错就会前功尽弃。


一个问题,造成它的原因是什么,经历了什么变成如今的样子,未来可能有几种发展方向,最严重的结果是什么,最好的结果是什么。


一个场合,谁是话事人,谁是敲边鼓的,谁是沟通协调的,谁说话算数,谁说话可以当耳旁风。


这都是观察。


看不到全貌,最起码也要摸索出一个框架。并且这个摸索是从头到尾,有始有终的,不能半途而废。


尤其是那些会对整个框架产生重大影响的“关键因素B”,一定要把它们全部找出来。


就像前面说的逛美术馆一样,我们要先想办法拿到场馆的大地图,知道不同房间的大致排布和内容,然后用眼睛把每个房间都过一遍。


这么做的好处,是确保没有遗漏,在接下来的具体行动中尽可能减少突发状况的产生。


本文开头说的交材料的故事也是一样,为什么我要不停下滑手机,把这个交材料的流程全部看完?


因为我要知道他每一栏材料的要求都有哪些,这样才能提前做好准备。等到后面进入一本道的流程时,才不会出现差错中途退出导致半途而废。


先摸索框架,然后在框架里尝试一些动作去试探框架的规则和边界,这样才能最大化节约我们的时间。


等到观察完毕后,接下来就是试错练习。


一开始我们不可能100%把事情的全貌都观察清楚,但要尽力做到了解其中的50%。剩下的50%,就要靠自己亲自下场试错。


打个比方,这就像我在聚会上,朋友邀请我玩一个新的扑克牌游戏。


一开始朋友给我介绍游戏规则,就是帮我摸索这个游戏的50%,比如怎么发牌,怎么算积分,怎么定输赢。


这些都叫明面上的规则。


但除此之外,还有暗面下的规则,比如遇到一些特殊情况怎么算输赢,如果几个人的积分一样该怎么办等等。


这个就要我亲自去试错,去反复练习,去触发这些突发状况,也就是下场和大家一起玩。


作为菜鸟,前几局我一定会输得很惨。但这个过程非常重要,它在帮我补全这个游戏规则的剩余部分,让我慢慢摸索出游戏的全貌。


等到把规则掌握得七七八八,自己也玩了十几局之后,如果你是一个勤奋思考的人,就会想到一个终极问题:


这个游戏有没有致胜的技巧诀窍,让我可以在既有规则的框架下走捷径?


到这里,就是区分高手和菜鸟的标准线:熟悉规则,掌握规则,最后利用规则。


一般人能做到熟悉规则,少数人可以熟练掌握规则,极少一部分人可以去利用规则。


玩游戏如此,做任何事情都是如此。(全文完)


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