工作流与协作：是盟友还是敌人？从SharePoint说起...

作者：Sergei Golubenko  微软资深架构师

牛透社英文编辑 陈梦阳 编译

工作流不仅能使业务流程更具条理，还能提高员工的工作效率，其重要性可谓毫无疑问。在进一步阐述工作流时，本文将试着探讨其严格刻板的本质是否与百分百的业务案例相符合。此外，本文将深入分析工作流的缺点，并尝试回答一个争论已久的问题：协作是工作流的盟友还是敌人？

为了工作流的高效性而拒绝协作

 

工作流的采用旨在最大限度地减少人际协作。为了更形象地解释这一过程，可以把工作流自动化比作一台榨汁机：为了得到一个百分百不掺杂人际交流的工作进程，一个业务流程中包含的所有人际互动都被彻底排除。为什么这个步骤如此必要呢？因为人际协作常常会拖慢整个工作进程，有时因为沟通隔阂及误解还会导致意料之外的错误与延迟。

将人际协作清除之后，优化后的工作流可以拆分为多个单独的动作，由不偏离既定流程的责任人来完成。这样，工作流就代表了一系列准确的动作，完成这些动作就能实现最终的目标。

如果出现任何问题，且给定的情况与工作流可能的场景相矛盾（比如：某部门每个文具订单的限额为200美元，而采购经理得到的订单报价为415美元），之后的动作可以被驳回，且不会对企业活动产生严重的影响。

这样一种对工作流条件的筛选机制催生了一种新的企业文化：。此外，井井有条的工作流有助于排除低效的流程，而后者往往会损耗额外的资源。

工作流为什么会出错？

 

把业务流程转变为流水作业后，每个员工都严格遵守工作流中的各个阶段，进而极大地促进了效率的提高，降低成本，排除错误出现的可能性。然而，如此严格甚至刻板的流程也有其弱点。

让我们来分析一个典型的情况。在一家生物技术公司就职的一位采购经理收到了购置一台新冰柜的需求。作为一位经验丰富的员工，这名经理知道公司使用的是最低-86度的超低温冰柜，于是决定采购一台这样的冰柜。采购经理在采购时还获得了折扣（因此为公司节省了成本），并按时收到了冰柜。遗憾的是，在最后一刻，他发现实际需要的是最低-150度的超低温冰柜，因为公司正打算开展新的研究计划。

在上述过程中，工作流是否顺利执行呢？是的。结果是否正确呢？非也。为什么生物科技公司会遇到这样的问题？其原由可以从以下这几方面进行解释：

• 软件差距：比如，采购申请表没有提供足够的空间来描述订单的详细需求。
• 员工疏忽：比如，提出采购申请的研究部负责人在提交申请时太过匆忙，忘记明确所需的产品规格。
• 缺乏协作：比如，研究部负责人忘记与采购经理联系并提供订单细节。

当然，上述例子可能有点夸张。但是，在现实生活中，类似的情况每天都在发生，使许多公司蒙受相当可观的经济损失。这也证明，建立一个井井有条的工作流并不总能确保目标的达成。

因此，有没有可能在避免“错误冰柜”这类情况的同时，不与工作流的结构产生冲突呢？

协作救生圈

 

为了回答上述问题，让我们重新审视一下将协作排除在工作流之外的过程。的确，为了保证员工更加专注于手头的进程与任务，这一措施是必要的。然而，事实却显示，在一些情况下，完全排除了协作的工作流是低效，甚至致命的。

此时，像 SharePoint 这样的协作平台就大有用处了。SharePoint 平台的协作特征是独特的，它能让用户逐步建立起有效的协作，而且不会打破工作流的逻辑，同时支持处于工作流循环中任意阶段的参与者。在工作流中顺利地加入协作机制，你至少可以采用下面两种方式。

SharePoint ——以任务为核心的协作平台

 

如果你已经在使用 SharePoint 管理工作流了，那只需稍作调整就能实现协作，方法再简单不过。你只要把自己的需求告诉 SharePoint 内部专业的开发者，或向 SharePoint 顾问咨询即可，后者会根据你的业务需求量身打造适合你的平台配置。

给你一点提示，看看可行的解决方式是怎么实现的：通过创建能与当下工作流协同运转的协作空间，作为工作流任务的一部分，使得每个任务都有链接来指示工作流参与者前往专属的协作空间，就与工作流相关的问题进行讨论。

借助 SharePoint 平台，你可以存储并共享工作流执行过程中产生的文件，调整与工作流相关的事件通知，甚至管理整个工作流，而不需要切换至其他系统，这有效提升了工作进程的结构化，而且节省了大量时间。

通过集成实现协作

 

假设你采用了某种行业应用解决方案或企业系统（EPR，CRM），集成能使两个平台相互融合，并为企业系统创造许多工作流参与者能利用的独立协作空间。借助与企业系统相连的专属协作空间，员工可以分享他们的想法与疑惑，共享文件并与同事讨论一些棘手问题，同时也可以立即返回企业系统。

将企业解决方案与 SharePoint 协作平台相集成的最大优势在于，既保留了工作流严格的架构，又为员工提供了只有工作流参与者才能使用的协作空间，使得工作流程不仅目标明确，而且安全稳当。

总结

 

那么，工作流与协作，到底是盟友还是敌人？答案永远都取决于决定具体工作流的业务流程。大多数情况下，自动化为了取得更好的效果，优化员工的生产效率，都会要求最大限度地减少人际互动。然而，在一些特殊案例中，缺少协作会导致意想不到的障碍，甚至使整个工作流一败涂地。

SharePoint 是你工作流的救生圈，其协作特点既保留了工作流严格的架构，同时又支持并帮助员工更加高效地管理各自的任务。SharePoint 协作空间可以根据用户特定的业务需求进行调整，几乎是企业系统中不可或缺的组成成分。

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