随着知识经济和信息技术的蓬勃发展，知识资源成为了企业重要的无形资产。当前，企业的核心竞争力不仅取决于人员数量、硬件设备、财务实力、资源多寡等生产要素，更加取决于企业对于知识的掌握、运用、传承与创新。企业要想在激烈的市场竞争中始终保持强劲的生命力，守住发展优势，必须重视企业知识资源的积累与价值利用。因此，引入新的管理工具和方法，建设统一高效的企业知识库，传承企业宝贵的知识财富，提升企业运行效率，是企业增强核心竞争力的重要手段之一。

知识库对于企业的意义

  企业知识管理的不到位，不仅会流失大量宝贵的知识财富，同时也会造成企业运行效率的降低。所以，为什么要建立企业知识库，如何利用企业知识库管理与传承利用企业知识，是每一位管理者都应该思考的问题。 1. 知识库有利于集中企业知识资源，进行统一存储与管理 在企业的运行发展中，每天都会产生大量的信息和数据文件。其中绝大多数散落于每个员工不同的设备中，无法共享利用；再者企业人员流动性大，如果知识经验不能够得到及时积累和提炼，有效传承，容易导致新老员工间的工作交接困难，影响企业正常运营。企业知识库作为统一的管理平台，可以有效积累与传承知识财富，促进员工间的经验共享交流，帮助提升每个员工的工作能力。 2. 知识库让知识分类正规有序，提升知识利用效率 通过建立企业知识库，统一对文件进行识别梳理，按照不同文件属性特点，分类归档保存。这样改变了原来文件混乱的状态，使得企业知识管理更加规范有序。方便了信息和知识的快速定位与查找，大大提升了企业知识效率，促进企业更高效的运转。 3. 知识库加快了企业数据的流动，有利于知识共享与交流 企业知识库是开放式的资源共享与互助平台，每个企业员工都是平台上的知识贡献者和受益者。通过统一的知识管理平台，将企业的员工与数据连接起来，基于文件的传递共享，知识流转复用变得更加简单高效。同时，员工在平台上又可以实现文件操作，对知识进行及时更新完善，让每一分知识文件都可以产生更大的价值。 4. 知识库是高效的文件协作平台，有利于组织的协作与沟通 企业通过建立知识库的方式，不仅可以使员工快速获取有用的知识，还可以让员工们基于文件使用展开分工协作，解决员工间的沟通对话、任务衔接、互助支持等问题，提升工作效率。 5. 知识库可以帮助企业实现对客户信息的有效管理 销售部门的信息数据紧紧围绕业务开展，与客户动态关联紧密，在文件的流动性与使用及时性方面要求都非常高。企业知识库对于客户信息的有效管理，可以方便业务人员随时利用，获得支持，有助于提升销售业绩。再者，一些宝贵的客户资料信息散落在销售人员手中，容易随着他们工作调动而发生丢失。因此企业知识库也是企业客户信息安全保管与有效传承的重要保障。

企业在建设知识库中会遇到的问题与挑战

  建立企业知识库是知识管理的一个重要工作，知识库的质量也直接影响着知识的传承和应用。然而建立一个统一高效的企业知识库，并不简单。很多企业在建设知识库过程中，都会遇到了一些不可以规避的问题，面临着不小的挑战。

• 采用落后的文件管理方式建设企业知识库，企业知识收集存储与管理比较简单，没有通过系统性的规则设计将文件集中有效管理起来，导致在使用、查找、归档等方面存在混乱情况。

• 缺少权限管理机制，不能按照需求对文件进行分级别、分用户的权限控制设置，如预先设置好不同员工对文件的查看、修改、上传和下载等权限。文件共享和保密性工作存在明显漏洞，容易导致文件错乱、人为泄密、员工离职文档资料丢失等，甚至核心机密文件被公开的风险。

• 在日常工作中，很多员工仍然在通过局域网共享、邮件、及时通讯软件、移动硬盘拷贝的方式传递文件，进行大量的知识共享与沟通协调工作。这样既混乱也不安全，容易导致文件错误、遗失甚至泄密。往往图一时之快，信手拈来，文件传着传着就传丢了、传错了、传没了等，流程混乱。

• 企业中的知识共享文件不能满足员工高频快捷使用的需求，影响效率。紧张繁忙的工作中，往往存在各种迫切的文件使用需要，如快速定位与检索文件、在线预览、快速打印、项目审批、获取最新版本、查看文件历史版本、外链分享等。如果企业知识库无法满足这些功能场景，如何导致资源利用率低下，无法充分发挥文件价值。

• 移动办公与远程文件共享需求变得日益频繁，企业对于解决移动办公的问题越来越重视。例如员工在出差的情况下，如果难以及时调用公司的知识信息文件，获得相应支持，将会对业务开展产生严重影响。因此企业在建设知识库的过程中，必须考虑满足移动办公的文件使用需求。

• 在企业运营工作中，仍然会产生大量的纸质文件，如公文、报告、报价单、合同、表格、记录、标书、传真等，这些纸质文件承载着重要的知识信息。但纸质文件体积庞大，不易存储、检索与查询，容易受损，损坏后不可修复， 传递速度慢，容易遗失，安全性低，不便于集中保存管理。因此，企业建立知识库，将纸质文档电子化进行统一管理，也是一项重要的工作。

开始云企业知识库建设解决方案  

  那么如何才能建立一个高质量的知识库呢？ 开始云基于对企业知识库的深入理解与研究，对如何建立统一高效的企业知识库，给出了自己完整成熟的解决方案。基于开始云自主研发的KASS企业内容管理系统，帮助企业建立起一套强大的知识库体系，可以规范知识文档存储与管理，提升知识流通与使用效率，同时通过标准高效的信息反馈机制，让部门与部门之间、员工与员工之间的沟通协作更加高效。 统一的知识管理平台 为企业提供专业统一的文件存储与管理平台。将企业的产品、技术、运营、业务服务等知识资料进行收集、组织、整理归档。以便员工对于平台上逐步积累形成企业的知识资产有效共享利用。 存储与安全保障 所有知识文档集中存储，提供海量EB级存储空间。支持自动备份数据库和完整数据备份两种方式。当因人员误操作或其他等原因导致数据破坏时，可在第一时间进行恢复，充分保证媒体文件的完整和安全。 细致的知识分类 统一的知识管理门户，根据文件类型类型、属性等类型进行分类管理。排列规范有序，帮助员工快速定位与检索文件。 强大的搜索引擎 可根据文件名称、类型、内容、格式、修改时间、作者、分类属性等进行搜索，支持全文搜索，加快文件检索速度，提升办公效率。 严谨的权限体系 多维度多层级的权限设置，根据所配置权限，指导相关人员在职责明确的情况下，管理与使用文档。保障企业文档的安全性，避免丢失、泄露等。 支持在线预览 支持对图片、视频、图纸等文件实现在线预览功能，解决格式复杂需要下载大量软件的困扰。 清晰的版本管理 最新版本提醒，防止用错，保证知识信息及时准确。同时，所有历史文件版本都会被永久保存，记录每个文件的修改与更新，版本信息一目了然，可随时查看、还原、下载和回滚。 高效的沟通协作 基于文件使用，可以一站式对文件进行更新、修改、分享、评论、批注等协同操作。同时，支持即时消息发送，通过设置消息提示、动态更新，用户可以及时掌握了解文档的最新动态。还支持一键生成外链，通过外链分享快速与客户对接，实现文件准确递送。高效的沟通协作，大大完善了工作流程，提升了协同办公效率。 纸质文档电子化  无缝集成各种扫描仪与企业已有IT系统，提供OCR识别系统，通过扫描、识别、归档等，帮助用户将纸质文件快速转换为电子文档，实现电子信息管理，提高管理效率。 随时随地，移动办公 不论在办公室还是出差在外，均可通过浏览器、客户端、移动端等多种方式，访问企业知识库，调用各种知识文件，打破了时间与空间的限制。 企业知识库的顺利建设与高效运转，是帮助企业积累与传承知识财富，发挥知识价值的重要保障。同时，也是帮助员工成长，提升员工工作效率的有效手段。开始云作为国内首家专业的企业内容管理云端解决方案提供商，专注于企业内容管理10余年。基于对客户业务的深刻了解，依托成熟的产品技术经验，为企业建设高效的企业知识库提供了完整成熟的解决方案，帮助提升企业核心竞争力，促进企业长远健康发展。

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