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31会议(31Event)利用四招帮你搞定学术会现场管理!

与一般的商业会议活动相比,学术会议在运营管理方面具备极强的专业属性。例如学术大会的参会者会用‘公务卡缴费’、每次参与活动需要‘记录学分’、一些想要讨论的专家学者在学术会议开始前需要‘提交征文’......这些在一般会议中不存在的需求在学术大会的运营与管理中确实重中之重。所以在学术大会策划阶段,不能以大多数会议活动通用的模式来筹备,而需要‘具体问题具体分析’。

1、会前/现场注册报名与缴费

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传统学术会注册报名与缴费通常采用邮件发送回执,通过回款完成缴费对于参会者来说这种方式操作复杂,对于会务组来说统计数据工作量也相当大。 

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数字化的报名系统可以在手机端完成参会者的信息收集及缴费,会务组可直接在后台查看报名及缴费情况,支持信息导出与修改;对参会者而言,足不出户,一部手机就可以完成报名及缴费,让报名更加简单。

2、现场签到身份验证&打印胸卡

在学术会召开前,参会者入场及身份验证的过程必须即快又准,才能确保参会者能按时进入会场听取心仪的嘉宾发言。但传统纸质签到中的低效及身份核验的准确性一直众人诟病的核心。不仅如此在统计过程中,管理人员也无法实时了解到嘉宾的到场数和各分会场入场情况,会场管理十分被动。

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而采用电子签到方式,嘉宾到场后只需扫描系统自动发送的电子票,系统就能自动识别其身份并完成签到,并可直接打印出带个人信息的参会胸卡方便交流。

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在分会场处工作人员通过扫描胸卡上二维码即可验证该参会人是否具有入场权限,简单高效。在签到后台,会务组也可以了解到各个分会场的签到及入场情况,及时根据入场情况做出限流或增加减少座位等对应调整策略。

3、大会日程管理及展示

在大会手册及日程准备过程中主办方往往用纸张印制参会材料,消耗大、物料沉重。同时一般大会开始前演讲嘉宾变动频繁,刚刚印好了一版,A教授告知临时有事,又要作废重新排日程,心力憔悴又耗时耗力。 

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第二十一届全国介入心脏病学论坛

同时,参会的学者和嘉宾往往希望能在会前即可自助的了解会议日程、嘉宾的演讲信息、时间安排;以便安排自己的行程。而一般主办方会通过固定学术网站来发布大会日程,渠道较窄不说,展示内容的形式也有所局限。

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长按识别查看微网站

31会议微网站提供了参会者随时随地自助了解会议全貌的媒介。参会者打开手机,就能随时随地,进行查看会议日程、关注日程、检索讲师、查看论文等自助操作。学术大会的会务组也可以实时的修改调整日程及演讲嘉宾,保存后即刻生效。

4、征文分派及审稿

除了以上这些,在征文收集及管理工作中仍面临许多低效劳动。征文管理中的工作零碎且繁杂整理格式、分类学科、授意修改、邮件往复、收集成册等环节都面临着低效及重复劳作,主办方可在后台根据不同学科指派不同专家进行论文审核,在指派的同时可设置身高任务过期时间,系统将在特定时间向专家发送催促通知(邮件/短信),并可通过后台实时查看不同专家的审稿进度,避免出现遗漏及审稿不及时的情况。 

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对于专家而言,每位专家拥有自己独立的账号,在征文审稿中,面对主办方所指派的论文,可根据自身情况选择接受及拒绝。遇到需要修改的论文直接通过系统内部对接原作者,省去了主办方作为中转时进行的往复工作。


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