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还在为学术大会策划运营“偏头痛”吗？你的良药来啦！

看点作者：31会议 2019-05-17 02:04:37

随着我国经济和国际地位的迅猛发展，所举办的国内外学术交流会议日渐增多，覆盖学科越来越广泛、会议规模也越来越大。除了内容的专业性，学术大会参会者们对于学术大会的体验有了更高的要求，不仅如此，不少学术会主办方也希望可以更省力的高效运营学术活动。我们遵循‘发现问题、分析问题，解决问题’的思路，先来看看在一般规模的学术会中存在哪些问题吧！

电子版回执、电话邀请，人工统计数据效率低

以医药行业学术会议为例，在开始前会在各个渠道发布活动邀约信息，常见的邀约分为几种途径：

1.电话（短信）邀约：通常被邀约的人为往期学员，会务组通过电话（短信）联系学员，确定参会意向后手动将参会人信息录入表格进行收集。

2.红头文件回执：渠道更广，一般下发给二级单位及合作企业进行宣传，需要报名者填写好回执再发邮件给主办方，完成报名。

上述两种方式是学术会常规的报名方式，但对于多个渠道收集来的数据整理工作量不可小觑，不同渠道进入的数据统一管理稍有不慎就会出现数据错误的情况。除此之外，一对一的邀请沟通耗时耗力，效率很低。

排队签字签到，拥挤混乱身份核验困难

虽然都9102年了，但是签字签到仍在不少学术大会中盛行，在纸质名单成百上千个人名中寻找自己，拥挤的签到台，越排越长的队伍，和更加起急的自己，成为了学术会上‘最尴尬的风景’。不仅参会代表在签到时体验不佳，主办方无法进行专业的身份核验，容易造成会虫浑水摸鱼、入场情况也无法实时知晓，在后期数据统计工作中，表格数据统计同样让人头大。

日程嘉宾介绍交通住宿都靠纸质会议手册

提到学术会就不能不提大会手册，作为学术大会的‘红宝书’大会手册一般集日程、专家、交通路线、住宿安排都于一身，嘉宾可以通过大会手册获取到关于学术会的全部信息。但纸质大会手册面也有多问题：例如议程、专家变动时无法及时修改；纸质手册随时携带不便；不够绿色环保......

征文审核、分派、修改面临许多重复劳动

在一场学术大会的筹备过程中，除了上面几个环节，征文审核阶段的问题也不容小觑，大型学术会中，面对海量征集来的学术文章，专家需手动为论文修改格式添加分类，根据学科指派对应评审，工作繁杂容易出错；需要人工定时对评审人员进行提醒催促，但仍会出现审稿不及时、论文遗漏的问题；当遇征文需要修改时，通过公共邮箱发送给原作者。来回往复，重复劳动工作量很大。

解决方案展示：H5微网站 PK 大会手册

与纸质大会手册相比微网站可以承载更多的大会内容：参会者可以通过微网站实现注册报名、查询大会日程、嘉宾介绍等内容全面展示大会信息，是为参会者服务的最佳数字化载体。当议程及嘉宾信息发生变更的时候，会务组可以随时更改信息，随改随上线，也可以将最新的大会信息传递。同时无纸化的方式减少了纸质手册不必要的浪费，与当下绿色办会的理念相不谋而合，

数字化报名、缴费 PK 人工邀约、线下收款

与传统学术会邀约会务组统计收集数据不同，数字化报名更像是把录入信息的工作交给了参会人：主办方扔一个链接出去，发给合作企业或者学会，多个渠道都可通过这链接进行报名，但不同渠道带有不同的标识，后台主办方可以看到报名嘉宾的的来源。同时注册报名不仅可以实现信息收集的功能，缴费、订房等一系列服务也可通过注册报名系统进行，大幅提升了主办方的管理效率，也优化了参会者的体验。

议程：议程管理 PK 人工排布日程

对于海量日程的展示与检索，31学术大会解决方案给出了更加专业的作答。日程管理系统支持在微站和网站上按照时间、分会场及演讲主题维度进行展示、查询及筛选，实时呈现的会议议程和检索功能，可以便于参会嘉宾在众多议程中找到自己感兴趣的议题，也避免了因为临时性的议程调整导致会议议程通知不及时的情况发生。

对于日程排布，当排布的日程安排出现冲突（会场冲突、讲题冲突、嘉宾时间冲突）时系统会自动提示并弹出红色叉子表示冲突，而当嘉宾在30分钟内在两个不同的会场均有演讲任务时，系统会弹出橘色警告标识，橘色警告标识是可以选择忽略的（存在会场距离较近情况），而红色的冲突标识必须需要主办方重新调整日程后再上传。有效避免了错误冲突的日程安排，也为主办方修改日程时节省了不少时间。