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Columbia China 医疗集团:以需求为导向,实现异地协同管控

用OA平台来把资源协同起来,业务覆盖起来,用流程管住业务,用整合来实现高效协作与有效控制。这是Columbia China 医疗集团OA系统建设的目标。如今,在系统上线应用近6个月的时间,集团不仅通过流程规范实现了“管办分离”,更是搭建起异地协作管控的桥梁,集团总部和分支机构一起踏上了协同办公的快车道。

以需求为导向,以协同为目标

作为一家美资私营医疗投资机构,Columbia China 医疗集团将医疗与养老服务相结合,打造了集医院、诊所、养老院三位一体的服务模式,并在上海、无锡、嘉兴、常州和宁波等城市管理及创建多家医院及养老康复机构。

在日常行政办公方面,Columbia China 医疗集团一直沿用纸质审批方式,效率比较低。尤其是一些员工在国外,对移动端办公的需求也日益强烈。随着集团异地业务项目的逐步开展,Columbia China 医疗集团迫切需要一套统一的、符合自身特点的内部OA系统,来实现集团管理中的流程电子化、信息共享化、办公移动化、业务协同化,并希望让部分流程与ERP系统集成,实现业务闭环管理,最终达到实现异地协同整合,提高运营效率的目的。

经过一番考察和甄选,Columbia China 医疗集团最终选择了万户网络ezOFFICE协同平台作为集团异地机构管理、内部协作与内控的管理工具。“我们希望合作厂商能与我们企业一起成长,能够匹配集团在发展过程中不同阶段、不同层次的管理需求。”在选型过程中,万户网络不仅围绕Columbia China 医疗集团的需求量身定制解决方案,而且还为后续二期项目要实现的功能做了规划部署,最终赢得了信赖,双方顺利牵手。

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点-线-面结合,推进流程建设

从2017年初启动一期项目,到年中完成验收,Columbia China 医疗集团差不多历时半年时间,实现了集团协同OA的部署,整个过程比较顺畅,这主要得益于集团业务流程梳理较为顺利,并保证是可操作可管控的,这为成功实施打下了良好的基础。

在流程建设中,Columbia China 医疗集团制定了严格的实施计划,对每个部门的关键流程做了详尽的调研,拟出了实施的重点和相关的一整套辅助调研材料和报告。比如对于报销、请假、财务审批、采购、用印、合同等核心流程,项目组仔细梳理流程的节点,并把重要的分支条件都一一做了明确。核心流程全部设计好后,集团安排了各核心流程的关键人物做了培训和试用,并及时把反馈的意见快速调整到实施过程中。通过把流程中各个不透明的点串成线,组成面,最终实现流程间的无缝连接,使组织形成一个整体运作。

此外,为了保障OA系统的持续推广和广泛应用,Columbia China 医疗集团还加强系统培训,并安排专业人员维护系统。在应用中,遇到使用问题随时解决,优化调整,上线后取消所有的原有纸质审批单。由于电子化的流程相比纸质审批效率提升很高,所以系统的推广十分顺利,员工用起来并不抵触,使用满意度颇高。

实现管办分离,异地整合

协同OA为集团带来了人事行政管理、资产管理、印章管理、证照管理、合同管理、采购管理、财务管理等全方位的流程审批,同时实现了办公门户的统一,以及与ERP等业务系统的集成。自一期项目上线以来,万户OA已经在Columbia China 医疗集团运行了近半年的时间,协同管理价值也逐渐凸显。

首先,协同平台的应用实现了“管办分离”。“管”指管理部门,管理人员,“办”指具体办事部门及员工,负责严格按照标准规范执行落实。“管办分离”也就是说实现审批、管理,承办、使用要分开,不能既是裁判员又是运动员,这样才能把事情办好。在Columbia China 医疗集团的协同办公应用中,集团盖过哪些章,用过哪些印,一枚公章用了多少次,盖过哪些文件,都可以在系统内追溯查询。管理层可以通过数据报表查看结果,部门员工按流程规范执行落实,大大提高了办公的效率。

其次,实现了合同管理的闭环。通过OA平台,Columbia China 医疗集团完成了合同用印闭环管理,对合同准备、签订、审批流程、审查、用印申请、合同归档的全生命周期管理。该流程协同合同管理链条上的各个部门,打破时间、空间限制实时监控合同过程,充分规避企业业务中的人为因素,利用审批流管理实现规范高效的合同事务处理。

第三,通过与微信对接,快速实现了移动化办公。一些海外员工,只要打开手机微信,就可以实时收到来自内网办公系统的新闻、通知公告、待办事项等信息,并可以进行流程审批,邮件收发,移动端与电脑端信息互动同步。由于微信的接受程度高,系统上线后广受欢迎,员工的工作效率明显提升。

信息化建设是一个持续的过程,对于Columbia China 医疗集团来讲,一期项目主要是集团协同办公建设为主,二期则会推广到下属医院、诊所及养老院,以业务集成为核心,实现异地协同管控。Columbia China 医疗集团表示,“当前的集团协同建设还是以需求为导向,需求到哪里,信息化跟到哪里。我们希望能够与万户网络长期合作,共同面对不断变化的IT需求。”

(该稿件由记者采访Columbia China 医疗集团信息部经理戴钟玮整理而成)

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