活动中要避免的9大AY灾难

【31研究院出品】 AV可能是活动策划过程中最具压倒性的部分之一。有时这些术语听起来像另一种语言。除非你是活动营销方面的专家，否则你可能无法理解你的报价。 但这并不是商业活动策略师可能面临的唯一挑战。以下是在下次活动中避免AV灾难的前9个提示列表。 让我们一起来学习！ 【关键词】 AV 活动策划  31会议 1 不理解你的报价 让我们面对它，AV术语令人困惑。当你第一次看到你的报价时，你可能会感到不知所措。 什么是索具？ 我怎么知道我需要多少力量？我真的需要6个麦克风吗？ 经常感到不确定，你只希望最好并签名。这不是要走的路！ 请你的AV公司逐行引导你完成报价。他们应该能够通过明确的例子以外行的方式解释一切。要求他们准确地解释你所获得的内容以及为什么需要它来参加你的活动。如果他们不能让你的报价清晰可见，这可能是一个红旗，走开，任何伟大的AV公司将引导你完成整个过程，并成为你的团队。 2 不在范围内 说到你的报价，请确保你第一次拥有所需的一切。通常你对这次活动有很大的期望，但AV公司匆匆忙忙地打了一个报价。因为他们没有确定你的活动范围并要求你提供尽可能多的详细信息，所以你最终会在现场获得额外费用。 为了避免被覆盖，请了解AV的基础知识。在你的活动中询问有关潜在“假设”的很多问题。作为预防措施的最后一项措施，如果公司忘记了某些事情，请确保有适当的程序。如果他们忘了你不应该付钱，所以要确保你有保障，以避免不必要的费用。 3 预订AV公司太晚了 我们建议你的AV公司成为你预订的首批活动供应商之一。让你的视听团队参与规划过程的早期阶段，可以帮助你实现目标，愿景和预算。提前预订的最大原因是你的AV公司可以帮助你与你的场地合作，以消除内部限制，从而为你的预算节省资金。 这将我们带到下一点！ 4 没有与场馆谈判 选择场地时有很多明显的需求。 场地是否适合所有与会者？ 场地的风格是否与我的活动相符？ 租金是否在我的预算范围内？ 但是场地合同的一部分通常被忽视了。 5 格式不正确的演示文稿 你努力工作，为你的活动找到最好的演讲者，你使用惊人的演示工具，你的期望是天高的，只有当他们去现场看到灾难展开。也许他们的演示文稿是你的屏幕不正确的宽高比，或者他们可能没有使用正确的文件格式，无论你所依赖的令人惊叹的演示文稿现在是一个哑弹的原因。为避免发生这种情况，请在活动开始前与你的AV团队联系。找出演示文稿需要在屏幕上显示的宽高比。询问演示文稿需要提供的格式，并要求演示者使用它。除此之外，请确保在现场演出之前对所有演示文稿进行测试，以避免任何演示灾难。 6 没有正确沟通 无论你是通过电子邮件发送赞助商还是供应商，沟通都是关键。 活动有很多活动部分，如果每个人都不在同一个页面，灾难就会发生。让所有供应商和你的AV团队了解情况，如果你有更改，请立即通知他们。 一旦他们开始改变，通常为时已晚。在这次活动中，你可能需要适当的租赁，而且你的AV灾难可能随之而来！ 7 电源不正确 墙上永远没有足够的力量。你不能只是插入场地的插座。根据你的场地，你可能需要使用电源或有时需要发电机（特别是户外活动）。 始终咨询制作公司，以确保你所需的电力已纳入你的总预算。 8 没有备份 在处理技术时，你永远不知道什么时候会决定崩溃。 这是预期的事件噩梦之一。 你活动的每个关键要素都应该有一个备份。 如果你只有一台计算机来运行演示文稿或直播，如果它发生了什么？ 为避免AV灾难，请确保备份所有演示文稿以及关键设备，如投影仪，计算机，麦克风和电缆。 如果你永远不必使用它们，如果你这样做，你会很高兴你拥有它们！   9 忘记你的AV公司是你的朋友 虽然你的AV团队经常在幕后，但请记住他们也是人。尽量对待它们！ 按名称打电话给技术人员，确保他们有时间休息。 一个表达欣赏的简单方法是，他们是否做得很好，告诉他们！ 如果发生任何灾难，最然对你的AV团队友善将会让你感到奇怪。但是他们在你的团队中，所以请善待他们！ 结语 你可以在下次活动中避免前9次AV灾难。 我们都知道，在活动行业中，断片势必会发生。 但是，如果你聘请一家优秀的AV公司并经常回顾这些提示，你应该有顺畅的AV体验和活动！   本篇文章是由31会议研究院提供。31会议作为中国领先的场景营销科技公司，隶属于上海八彦图信息科技有限公司。自成立以来，31会议一直致力于以科技驱动客户成功为使命。依托 “会议云”及“营销云”，为客户提供一站式全流程数字会务及营销自动化云平台。至今，31会议已服务超过30多万家客户，130多万场会议活动。    

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