为什么我劝财务不要秒回领导的信息?这是我听过最好的答案

百家 作者:CMA 2021-10-17 09:11:53 阅读:243








职场中,流传着这样一句话:“你回复信息的速度就是你未来的工资涨幅。”


照这句话来说,如果领导发信息过来,我们最好是秒回。这,也正是大多数人的做法。


但是,我要劝你,千万不要秒回领导的信息!


前段时间,我的会计朋友阿蓉就曾经踩了雷:


那天,阿蓉正在工作,突然收到了财务经理的信息,问她要一个财务报表数据,急用。


一听“急用”两个字,阿蓉也急了,可是手头上又没有具体数据,她只能根据自己的记忆,秒回了领导一个答案。


下午,财务经理回来,但一查电脑,发现阿蓉报的财务报表的数据居然是上个月的,而这个月的实际数据相差悬殊很大。


于是,领导给财务总监上报的数据也也要重新调整,而阿蓉呢,当然被财务经理训斥了一顿,责怪她工作不认真,好在没有扣她钱。


为什么不要秒回领导的信息?


很多人觉得,既然领导发了信息过来,当然要秒回,这样才能表现出对领导的尊敬,体现出咱们的态度,加薪指日可待。


那么,秒回真的这样美好吗?我们来分两种情况讨论。


1、当领导说的事情非常重要时,如果你秒回了


①先从你的角度来说:重要的事情一般都比较复杂,不是一两秒就能搞明白的。


而你呢,一心只想着秒回,你真的确定自己看懂信息了吗?你真的自信搞明白这个事情了吗?你真的认为自己在这一两秒内想出来的解决方案就是最佳方案吗?


这三个问题但凡有一个的答案是否定的,你就等于是亲手毁了自己的职业前途。


②再从领导的角度来讲


当他看到你秒回信息,他除了会觉得被尊重,他还有可能会这样想:“回复这么快?这个小子真的看懂信息了吗?这个事情这么复杂,他根本不可能在这么短的时间搞明白好吗?我早就说这小子不够稳重,还是再问问小王吧!”


2、当领导说的只是闲事时,如果你秒回了,领导可能会有这样的想法


“这个小子,真的好闲啊,每次都秒回信息,他是不是天天就抱着手机玩儿呢?以后要多给他安排些工作才行!”


“哎呀,既然他每次都秒回,就说明他总是有时间,那么很好,以后再有闲事就专门找他了。”


以上可能,并不是说它们一定会发生,但却很有可能会发生,我们当然要避免,要不然只会坑了自己。


既然不要秒回信息

那么应该怎么办?


回复领导信息时,一定要及时。注意,是及时,不是秒回。


及时的意思是指,你已经看懂了这个信息,而且有了比较靠谱的答案或者比较成熟的行动方案。根据领导的事情重要与否,还是分为两种情况:


1、领导的事情非常重要


在这种情况下,我们首先要判断这个问题的复杂程度有多大。


如果我们感觉在三分钟内很难给出解决方案出来,我们当然不能一直闷着脑袋想而把领导搁一边,这时,我们应该先回复领导一个简短的信息:“好的,领导,我收到您的信息了,我来查一下数据,马上给您回复!”


这个信息的目的就是告诉领导“我收到信息了,而且我很认真谨慎的在处理”,而后我们再去思考这个问题,尽快想出解决方案,再回复领导。


2、领导说的是闲事


这种情况,我们也不能秒回,要学会“装”!


虽然我们很有空,但也要装没空,等个一两分钟再回复信息。


为了彰显自己的价值,你可以在信息中加入这样的话术:“不好意思哈,领导,刚才在整理客户数据,才看到信息。您说的事情,我马上就去办,请放心。”


这样一来,领导不仅会觉得你是个工作努力的好同志,而且还是觉得你在工作之余还不忘了帮他做这些闲事,就算他不感激你,至少也会记你一个小小的人情。


财务人的沟通技巧

不只是应对领导,还有其他部门


作为一个公司的财务,在努力负责公司的所有账务的同时,也需要注意一些职场的沟通,不仅是对领导的,还有对员工的,要处理好在公司的人际关系。


很多财务人在跟同事交流的时候,由于没有注意一些方式,造成了一些适得其反的作用。今天为大家整理了一些财务人员必知的职场沟通技巧给大家,希望有所帮助。 

一、财务人员和老板沟通中最易出错的话及分析 


出现频率最高的十句话(排名不分先后): 
你不懂财务不要瞎指挥; 
这不是财务部分内的事; 
他们业务(如销售)怎么样; 
哎呀出麻烦了; 
这样不行,不行; 
我不知道…… 
我很忙,我没有时间去做; 
老板净给我找事; 
老板你说怎么办,我就怎么办; 
嗯……啊……(说不清楚,没有逻辑)


分析:这十句话反映了财务人的心态有问题,沟通没有技巧。  


1.沟通心态分析  

上述语言背后的心态:财务工作细致繁琐,各种业务形成的财务结果,最终由财务来承担,因此,对工作没有兴趣,感觉很累,财务想先把责任推出去。和老板沟通中,情绪只能带来负面影响,而和老板沟通中,最重要的是心态,要关注问题出现在哪里,要培养不卑不亢的态度。    


2.沟通方法问题  

财务专业的方法,和专业能力、素质有关,也和沟通有关。如果对问题有把握,就不会抓狂,只有控制不住了,才会爆发。心态背后是财务需要专业、业务技能的提升,你的经验、阅历足够强,你的心态就会平和。成功人士同样面临着这些问题,甚至更多的问题,但他们的阅历、能力提升了,很多事情的处理就轻松很多。 


3.反映客户思维导向:

谁是你的老板,你为谁服务?如果工作中财务流程如报销繁琐,你有没有考虑改善流程,创造价值?财务要兼顾服务和控制,找到平衡。


二、沟通的6个问题 


你的选择是什么:悲剧?或是喜剧?关键词:心态、客户、问题、观点、感情、逻辑 


1.心态:你说什么话,你就是什么样的人

公司每一个人都面临着自己无法掌控的事情。


家庭案例:丈夫喝醉了,回家将鞋子乱扔,妻子张口就骂"你要害死我啊,绊倒我了";换一种说法"你喝多了,万一你起床没注意被绊倒了怎么办?"


公司案例:领导分配一个任务,“怎么又轮到我了,公司就这样被你们折腾没了!"换一种说法"大家提的建议挺好的,咱们是不是可以有一些想法,给销售减轻一些负担……"


你愿意和那一种人相处?没有人是愿意和一个焦躁、烦恼的人打交道的。 


如何做到?给自己贴一个正能量的标签,尽量让自己平和。工作中如何做到平和?必须努力提高自己的专业技能,还要提高看问题的高度。财务很多工作是细节的,要从事务中跳出来,用更高的视角看问题。 


2.客户:比你的老板更关心他的目的

在沟通中要有客户意识。 


第二种说法"你随便扔鞋子,把你自己绊倒了怎么办?"——态度不一样,切入点也不一样,从他人(客户)角度切入的,这样更容易让人接受,感到温暖。 


将心比心,你的老板也一样希望得到关心。经常,财务是不太了解老板的思路的。
如:应收账款的工作做了很多,老板一直不太关心,因此此项工作变得淡化,当突然被老板问及应收账款并要求在半小时内给出答案时,觉得很委屈,一天才能完成的工作,半小时就要。


事实是:目的是什么?因老板和人聊天突然受启发资金很重要,因此想起要财务给一些支持和帮助。如果平时就将应收账款的情况作好分析,需要时将上月的结果报给老板,做一些必要说明,就能满足老板的要求。知道老板突然要应收账款数据的原因,就能采取更恰当的解决办法了。 


3.问题——问题越具体,回答越省力,信息越明确,倒退几步问(沟通技巧)


老板要你们把成本算清楚,老板具体要的是什么成本?和财务上的成本是一致的吗?如果不同,你必须搞明白老板的成本是什么。案例:老板让做资金审批权限?其实老板要的是如何将手机银行上资金支付业务转移到出纳的业务,而又不让出纳卷钱跑了; 


要和老板聊天或沟通,明确老板的具体需求。通过一连串的问题,问到老板的真正需要。 


倒退几步问:如成本,老板说要进行费用控制,财务如何和业务说?怎么发通知呢?梳理:老板不高兴,因为费用花超了,真的发超了吗?和历史比较;是市场变化了还是股东要求高了?是收入提不上去只好控制费用吗?当明白老板的压力来自哪里,你就可以去想办法解决。 


4.观点:观点决定事实;数据很重要,但没有观点,就仅仅是数字

不要硬生生的报数字,观点决定事实:数字背后的含义是什么?


不要只报数字,如你的每页Excel表中有标题吗?不管你报的数据是什么都要有观点,中国民企老板还没有养成从数据中分析的习惯,习惯于用观点来探讨。要培养自己的观点,不要硬生生的报数字。 


5.感情:不要只顾发射,没感情,要赞赏

有不同意见的时候,强势的财务人员很直接的就说不;财务人员弱势的,就嗯啊了事,他们都没有感情,在沟通中要注入感情,营造一种工作中的氛围。


最低也要做到赞赏,你的老板同样需要赞赏、欣赏。赞赏不是拍马屁,真正发现周围的同事身上的闪光点,欣赏他,赞美他,会有一个很好的工作氛围,要真诚,不贬低自己,不拍马屁。 


6.逻辑:学会有逻辑的说服别人


沟通之前准备,组织你的逻辑,如何切入、观点是什么,有哪些证据?“像准备弹药一样准备你的谈资”。



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▨ 本文来源:财务经理人论坛、HR成长指南


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